במהלך השנים, אנחנו יכולים לראות כלים טכנולוגיים שונים, קרי תוכנות מחשב שונות הופכות את תהליך העבודה בארגונים ובעסקים בסדרי גודל שונים, להרבה יותר נוח, הרבה יותר יעיל ואיכותי. התוכנות מאפשרו להקטין עלויות, לצמצם זמנים, לספק מידע רחב יותר לצורך תהליך קבלת החלטות הרבה יותר חכם ונכון.
מן הסתם, ככל שהיה ניתן להטמיע מערכות יותר מתקדמות בתוך העסק, וככל שהמערכות השתפרו והשתדרגו, בהתאם להתקדמות הטכנולוגית והממוחשבת, כך גם התכונות של אותן מערכות הפכו להיות יותר משמעותיות, הרבה יותר ממוקדות ומספקות מידע רלוונטי יותר ותמיכה רחבה יותר לעסקים בנקודות שונות.
דוגמא טובה לכך, אנחנו יכולים לראות במסגרת erp system ( Enterprise Resource Planning System,). מערכת שהחלה לעבוד באופן מעשי בשנות התשעים (לפני כן היו דוגמאות ומקורות שונים, שבסופו של דבר, הובילו לידי כך שתיווצר מערכת כזו בעתיד), ומאז היא נחשבת לאחת התוכנות החשובות ביותר לשימוש עבור עסקים וארגונים בסדרי גודל שונים.
מה זו בעצם erp system?
מדובר במערכת שמאגדת בתוכה את כל המידע שנכנס אל תוך העסק. כך במקום שהעסק יצטרך לעבוד עם מספר מערכות לכל נושא, לכל מחלקה. הרי שהמערכת מאגדת ומאחדת בתוכה את כל המידע שהיא מקבלת ממקורות שונים, ומאפשרת לכל אחד שמתחבר אליה, לעבוד עם משק אחיד, ולראות את כל הנתונים בכל ענין ונושא שקשור לעסק.
למשל, אם רוצים לדעת מה קורה במחלקת המכירות ובמקביל מה קורה במחלקת המלאי. אז במקום שנצטרך לעבוד עם שתי מערכות שונות זו מזו, אנחנו יכולים להפעיל את המערכת, ולראות במקביל על ממשק אחד, מה קורה בשתי המחלקות.
מה היתרונות של והתוכנות של המערכת
ראשית, מדובר במערכת הרבה יותר זולה לפיתוח, רכישה והטמעה. הרי במקום שנצטרך לפתח מערכות שונות, לרכוש כל אחת ולהטמיע אותן בנפרד. אנחנו מפתחים מערכת אחת, רוכשים אותה בהתאם לצרכים של העסק, ומטמיעים אותה בכל המחלקות. מדובר בהטמעה אחידה.
שנית, המערכת מאפשרת לנו לא רק לקבל מידע ונתונים על כל המחלקות על ממשק אחיד, אלא היא גם מאפשרת לנו להתגבר על פערים וחוסרים שכלים ותוכנות אחרות לא מספקות, וכן מאפשרת לנו למצוא פתרונות עבור יישומים שונים שאנחנו זקוקים להם (כחלק מתהליך ההטמעה של המערכת בארגון)
שלישית, המערכת מאפשרת לנו לבצע תהליך עיבוד נתונים, ניתוח ומדידה אחיד. כלומר, הכל נעשה על פי פרמטר אחיד, קבוע. זה מאפשר לנו לעבוד בצורה הרבה יותר יעילה, שכן כל המדדים ייבחנו בצורה דומה.
ארבע, עובדת על פי מודולים שונים. בין אם זה על פי מחלקות מסוימות ובין אם זה על פי סוגים של עסקים. כך יש התאמה מלאה לצרכים של כל עסק ועסק, התאמה מלאה לאופן בו הוא מאורגן ומנוהל.